Googleスプレッドシート脱初心者!共有&同時編集機能を使いこなそう【作業効率アップ】

Googleスプレッドシートの勉強会その②!!

前回の記事では書ききれなかったので、勉強会その②の開催です。

今回は、Googleスプレッドシートの脱初心者編ということで、共有&同時編集機能についてお話しします。

エクセルには無い、Googleスプレッドシートのメリットとして、共有&同時編集機能があります。

共有&同時編集機能を使いこなすことで、複数ユーザーでより効率的に作業をすることが可能です。

この記事で、Googleスプレッドシートの共有&同時編集機能について理解しましょう。

Googleスプレッドシート入門編はこちら

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この記事を読んで分かること
  • 共有&同時編集機能の設定方法
  • 共有&同時編集機能を利用するときの注意点
妻クラゲ

私のディズニーランドスケジュールも
ディズニー仲間と共有して改善しようかな♪

クラゲ

今よりさらに過密スケジュールになるのか・・・

目次

Googleスプレッドシートの共有&同時編集機能とは?

Googleスプレッドシートの特徴として、他ユーザーと同じシートを共有したり、同時に編集できるという特徴があります。

これはエクセルにはない仕組みです。

エクセルでも、社内ネットワークの共有フォルダ等で同じエクセルを共有できれば同時編集できますが、利用条件がかなり限定されます。

Googleスプレッドシートであれば、いつでも誰とでも簡単に同じシートを同時編集できます。

どんなときに使うの?

共有&同時編集機能はどのような場面で活用できるのでしょうか?

共有機能

共有機能は、シートを他ユーザーと共有したいときに使います。

シートURLを共有しておけば、シートの内容を変更しても、同じシートURLから閲覧できます。

毎月の社内スケジュールをスプレッドシートで共有している場合に、月が変わるとシートの内容を変更する必要があります。

共有機能を使えば、シートの内容を変更しても、今まで利用していたシートのままで、変更後のシートを利用できます

エクセルの場合だと、内容を変更したら、変更後のエクセルをメール等で共有しなければなりません。

スプレッドシートの共有を利用すれば、変更後に再度共有する手間が省けるのです。

同時編集機能

同時編集機能は、1つのシートを複数のユーザーで同時に編集したいときに使います。

社員の勤怠管理をする際に、勤怠管理のフォーマットをスプレッドシートで作成して、各社員と共有します。

各社員はシートに出社退社時間や休暇予定を書き込めるので、1つのシートで全社員の勤怠管理が可能です。

他にも、1つのシートで複数人がデータ入力をしたり、部内の業務進捗管理に利用したりと、さまざまな使い方ができます。

他ユーザーとスプレッドシートを共有する方法

シートの共有方法には2つの方法があります。

  • メールアドレスで共有したいユーザーを招待する
  • リンクで共有する

メールアドレスで共有したいユーザーを招待する

特定のユーザーにだけシートを共有できる方法です。

シート右上にある「共有」をクリックします。

共有したい相手のメールアドレスを入力して、表示されたアイコンをクリックします。

ユーザー名の横の「編集」をクリックして「閲覧者」「閲覧者(コメント可)」「編集者」のどれかを選択します。

閲覧者:シートの内容を見ることができる。編集、コメントはできない。
閲覧者(コメント可):シートの内容を見られる&コメントができる。編集は出来ない。
編集者:シートの内容を編集できる。

共有相手にメッセージがある場合は「メッセージ」に入力します。

シートの説明や操作方法を入力すると良いでしょう。

全て入力したら「送信」をクリックします。

共有相手には、このようなメールが届きます。

「スプレッドシートを開く」をクリックすると、シートを閲覧、編集できます。

リンクで共有する

シートのリンクを取得して共有する方法です。

シート右上にある「共有」をクリックします。

「リンクを取得」をクリックします。

シートのリンクが表示されました。

「リンクを知っている全員」をクリックすると、シートにアクセスできるユーザーを制限できます。

制限付き:メールアドレスでユーザーを追加して、追加されたユーザーのみがシートを利用できます。
リンクを知っている全員:リンクを知っていれば、誰でもシートを利用できます。

「閲覧者」をクリックして「閲覧者」「閲覧者(コメント可)」「編集者」のどれかを選択します。

閲覧者:シートの内容を見ることができる。編集、コメントはできない。
閲覧者(コメント可):シートの内容を見られる&コメントができる。編集は出来ない。
編集者:シートの内容を編集できる。

シートを共有する場合の注意点

シートを共有する際には、情報漏えいに注意しましょう。

シートをURLで共有する場合には、URLが外部に漏れてしまうと、誰でもシートにアクセスできてしまいます。

機密度の高い情報をスプレッドシートで共有する場合は、URLではなくメールアドレスで共有する等の対応をしましょう。

シートに他ユーザーが閲覧、編集に来ると、右上にアイコンが表示されます。

このアイコンは、追加されたユーザーの場合はGoogleアイコン、追加されていないユーザーの場合は匿名アイコンが表示されます。

編集権限を設定する

共有者が誰でも自由に同時編集できると、編集してほしくない場所も編集されてしまうという問題が出てきます。

編集されたくない部分には編集権限を設定することで、特定のユーザーのみが編集することが可能です。

編集権限の設定方法

「データ」「保護されたシートと範囲」をクリックします。

「シート/範囲を追加」をクリックします。

編集権限を設定したい部分を選択し「OK」をクリックします。

「権限を設定」をクリックします。

選択した場所を編集できるユーザーを選択します。

自分だけが編集したい場合は「自分のみ」

特定のユーザーに編集させたい場合は「カスタム」を選択して、編集者を設定しましょう。

設定が完了したら「完了」をクリックします。

編集権限がないユーザーが保護された場所を編集しようとすると、メッセージが表示されて編集できなくなります。

複数ユーザーと共有する場合は、編集権限を設定することが不可欠です。

シートの内容を勝手に変更されないように、編集権限の設定は覚えておきましょう。

まとめ

Googleスプレッドシートの勉強会その②ということで、共有&同時編集機能についてお話ししました。

共有と同時編集機能は便利ですが、誰でも自由に共有したり編集したりできるということは、シートを勝手に変更されたり情報漏えいの可能性があるとも言えます。

共有できるユーザーを制限したり、編集権限を設定して、シートを悪用されないような対策が必要です。

共有と同時編集機能はGoogleスプレッドシート特有の機能なので、上手に活用して作業効率アップを図りましょう。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

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