初心者はこれだけ覚えればOK!実務で役立つエクセル関数

こんにちは、エクセル大好きクラゲです。

みなさんエクセルは使っていますか?

エクセルは便利なソフトですが、使い方がよく分からないという方も多いと思います。

私はエクセルの知識がほぼ0の状態でサラリーマンになりました。

サラリーマンになって配属された部署で上司から

上司「じゃあ、これやってみよっか」

いきなりエクセルを使った業務を任されることに!!

エクセルのことなんてほぼ分からないのに、業務ができるのか不安でした。

しかし、分からないことは先輩に質問したり、ネットで調べて解決していくうちに

エクセルって便利だし面白いと思うようになりました。

エクセルが使えると、数字を取り扱う作業効率が格段に上がります。

さらに、仕事だけでなく日常生活でも活用できます。

例えば、家計簿をつけたり、保険や買い物やサービス料金の比較もエクセルを使えば簡単です。

私は株もやっているので、日々の株価データを取り込んで、分析や投資判断にもエクセルを利用しています。

エクセルにはたくさんの機能や関数があります。

今回は、まずはこれを押さえておけ!という関数をご紹介します。

この記事を読んで分かること
  • エクセル関数について
  • 実務でよく使われるエクセル関数はどれ?
妻クラゲ

エクセルって難しそうでよく分からない

クラゲ

最初は簡単な関数だけ覚えちゃおう

目次

エクセルってなに?関数ってなに?

そもそもエクセルや関数についてご存知ないかたもいらっしゃると思うので、エクセルや関数について簡単に説明します。

エクセルは表計算ソフトのこと

エクセルは、Microsoft社が提供している、パソコンの「表計算ソフト」のことです。

エクセルに文字や数字を入力して、数字の計算・グラフの作成・図の挿入ができます。

会社で数字を取り扱う業務は、ほぼExcelを使用して作業していました。

関数はエクセルで用意されている計算式のこと

関数は、数字の計算を簡単にできるツールです。
関数を使うことで、複雑な計算でも簡単に素早くできます。

関数を使いこなせないと、エクセルの機能を十分に活用することはできません。

それほど、エクセルにおける関数の役割は重要だと言えます。

初心者が押さえておくエクセル関数

エクセルで利用できる関数の数は膨大です。
たくさんの関数を覚えておくと、作業内容に応じて関数の使い分けができます。

作業効率をあげるためには、できるだけ多くの関数を覚えておくと便利です。

しかし、すべての関数を覚えようとするのは無理があります。

エクセルを始めたばかりのかたは、よく使われる関数だけでも覚えておきましょう。

SUM関数

SUM関数は足し算です。

数式

=SUM(範囲)

B2~B6の数字の合計を計算したい場合に
「=B2+B3+B4+B5+B6」と入力してもいいですが、手間がかかってしまいます。

この足し算を簡単にするのがSUM関数です。SUM関数を使えば
「=SUM(B2:B6)」と入力するだけで、指定した範囲の合計を計算できます。

エクセル関数

AVERAGE関数

AVERAGE関数は、平均値を算出する関数です。

数式

=AVERAGE(範囲)

B2~B6の数字の平均値を計算したい場合に
「=(B2+B3+B4+B5+B6)/5」と入力してもいいですが、手間がかかってしまいます。

AVERAGE関数を使えば
「=AVERAGE(B2:B6)」と入力するだけで、指定した範囲の平均値を計算できます。

エクセル関数

SUMIF関数

SUMIF関数は、条件に合致した合計を計算する関数です。

SUM関数では、指定した範囲の数字を全て合算しました。
SUMIF関数を使うと、さらに複雑な合算ができます。

例えば、東京の店舗と大阪の店舗がそれぞれ複数ある場合に、
東京の店舗の合計、大阪の店舗の合計をそれぞれ計算できます。

数式

=SUMIF(範囲,検索条件,合計範囲)

SUMIF関数の数式は
「=SUMIF(範囲(条件検索をおこなう範囲),検索条件(どのような条件で検索するか),合計範囲(条件に合致した場合に合算する範囲)」
という数式になっています。

少し複雑ですが、下の図を参考ください。

エクセル関数

今回は”東京”という数式にしましたが、”東京”をセル指定にしてもオッケーです。

エクセル関数

COUNTIF関数

COUNTIF関数は、条件に合致したセルの数を計算する関数です。

指定した範囲の中で、条件に合致したセルがいくつあるかを計算します。

例えば、東京の店舗と大阪の店舗がそれぞれ何店舗あるか計算できます。

数式

=COUNTIF(範囲,検索条件)

COUNTIF関数の数式は
「=COUNTIF(範囲(条件検索をおこなう範囲),検索条件(どのような条件で検索するか)」
という数式になっています。

エクセル関数

MAX関数

MAX関数は、指定した範囲の中で最大値を表示する関数です。

数式

=MAX(範囲)

エクセル関数

MIN関数

MIN関数は、指定した範囲の中で最小値を表示する関数です。

数式

=MIN(範囲)

エクセル関数

覚えておくと便利なエクセル関数

エクセルをさらに効率的に使うために、覚えておくと便利なエクセル関数もご紹介します。
使いこなせれば、さまざまな応用ができる関数です。

今まで説明した関数よりも、少し複雑な関数になるので、エクセルに慣れてきてから覚えても問題ありません。

IF関数

IF関数は、指定した条件に「当てはまる場合」と「当てはまらない場合」で数式を分けられる関数です。

数式

=IF(論理式,真の場合,偽の場合)

IF関数の数式は
「=IF(論理式(数式で条件を指定します),真の場合(条件に一致する場合の関数),偽の場合(条件に一致しない場合の関数)」という数式になっています。

少し複雑なので、具体例を出しながら説明します。

次の図は各店舗の売上を記載しています。
D列に「売上が0以上なら黒字、0未満なら赤字を表示する」というIF関数を入力します。

エクセル関数

IF関数の数式で説明すると
論理式:「セル>=0」(セルの数字が0以上)
真の場合:黒字
偽の場合:赤字
セルの数字が0以上だったら「黒字」、それ以外は「赤字」を入力するとなります。

エクセル関数

IF関数はさらに細分化できる

IF関数は、真の場合と偽の場合の数式をIF関数にすることで、さらに細かく条件を追加できます。

例えば、黒字と赤字を表示するIF関数に、黒字店舗で一番売上が大きい場合は黒字No1、赤字店舗で一番マイナスが大きい場合は赤字No1を表示する関数を追加してみましょう。

エクセル関数

このように、真の場合と偽の場合にIF関数を挿入することで、黒字と赤字の場合に加えて、黒字No1と赤字No1も表示できるようになりました。

さらにIF関数を挿入することで、より細かく条件を追加できますが、あまり複雑にすると修正が大変になるので気をつけましょう。

VLOOKUP関数

VLOOKUP関数は、条件に一致したセルと同じ列にある指定した行の数値を表示する関数です。

数式

=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索方法)

VLOOKUP関数の数式は
「=VLOOKUP(検索値(検索するセルや文字),範囲(検索する範囲),列番号(何列目の数値を表示するか),検索方法(TRUEは近似値を含めて検索、FALSEは完全一致を検索。基本的にはFALSEを使います)」という数式になっています。

例えば、B店舗の売上を表示したい場合は、以下の図のようになります。

エクセル関数
注意点

VLOOKUP関数は検索範囲内を上から順番に検索していきます。

そのため、検索範囲内で複数セルが条件一致していたとしても、条件一致したセルの中で一番上にあるセルの結果のみ計算されます。

例えばA7セルにB店舗があったとしても、VLOOKUP関数の検索に合致するのはA3セルのB店舗になります。

検索方法TRUEを使う場合

検索方法でTRUEを使う場面は、数値で検索したい場合です。
例えば、売上に応じてボーナスを支払うとします。
D列に各店舗のボーナスを表示させたい場合は、以下の図のようになります。

エクセル関数

この場合、D4~D6セルは検索方法がFALSEだとエラー(#N/A)になります。
しかし、検索方法がTRUEの場合は、近似値を含めて計算してくれるのでエラーになりません。

E店の場合を例に説明すると、売上800は1,000~2,000の間にあるため、近似値の1,000と一致したものとして計算しています。

まとめ

初心者が押さえておくエクセル関数について説明してきました。

エクセル関数は慣れるまでが大変ですが、慣れてしまえばさまざまな使い方ができます。

また、関数同士を組み合わせることで、より複雑な計算も可能です。

しかし、会社の業務で複雑な関数を使う機会はほぼ無いと思いますので、基本的な関数だけ覚えておけば十分でしょう。

エクセルを使いこなして、作業時間の効率アップや時短を目指しましょう。

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